Buchführungstipps

Eine ordentliche Buchführung erspart Ihnen, dem Buchführungsbüro und dem Finanzamt Zeit. Daher lautet mein wichtigster Tipp: Keine lose Blattsammlung in Schuhkartons archivieren. Nehmen Sie sich die Zeit und sortieren Sie Ihre Papiere. Legen Sie z. B. Kassenbelege nach Datum fortlaufend ab. Rechnungen, die über Ihr Konto laufen, können Sie der Einfachheit halber hinter den jeweiligen Kontoauszug, auf dem der Rechnungsbetrag erscheint, heften. Bei größeren Mengen an Aus- oder Eingangsrechnungen können Sie diese auch getrennt und fortlaufend nach Datum (Eingangsrechnungen ) oder Rechnungsnummer (Ausgangsrechnungen) ablegen. Sollten Sie einmal einen bestimmten Beleg suchen, werden Sie dankbar dafür sein, dass Sie sich diese Zeit genommen haben.

 

Weitere Tipps zu unterschiedlichen Themen finden Sie hier. In Kurzform veröffentliche ich diese auf meiner Facebook-Seite. Wenn Sie mir über Facebook folgen, bleiben Sie immer auf dem Laufenden.

03.06.2014: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

Unternehmer insbesondere der Baubranche stellen hin und wieder Rechnungen als Subunternehmer. Sie berechnen a) keine Umsatzsteuer, weil diese b) nach § 13b UStG auf den Leistungsempfänger übergeht und müssen c) auf ihrer Rechnung einen entsprechenden Vermerk unterbringen. Seit dem 30.06.2013 ist ZWINGEND folgende Formulierung zu verwenden:

"Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".

Die Ergänzung "nach § 13b UStG" ist dabei unschädlich. Anders lautende Ergänzungen oder Formulierungen wie z. B. "Die Steuerschuldnerschaft geht auf den Leistungsempfänger über" oder "Der Leistungsempfänger ist Steuerschuldner" sind NICHT MEHR ZULÄSSIG!

03.04.2014: Vom Kleinunternehmer zur Umsatzsteuerpflicht

Kleinunternehmer ist, wer nach § 19 UStG seine Umsätze ohne die derzeit gültigen Umsatzsteuersätze von 7 bzw. 19 % vereinnahmt. Voraussetzung ist, dass der Jahresgrenzwert von 17.500 EUR Einnahmen*) nicht überschritten wird. Sind Ihre Einnahmen doch höher, sind Sie im Folgejahr umsatzsteuerpflichtig. Mancher Kleinunternehmer glaubt, das Finanzamt werde ihn dann schon rechtzeitig darauf hinweisen. Dazu ist es jedoch nicht verpflichtet. Es behält allerdings die Kleinunternehmer im Auge und wird dann lediglich die fällige Umsatzsteuer verlangen – egal, ob der Unternehmer sie auch tatsächlich berechnet hat oder nicht. Dies kann einen hohen Einkommensverlust verursachen. Dem können Sie vorbeugen, in dem Sie Ihre Umsätze im Auge behalten. Spätestens Ende November lässt sich in den meisten Fällen erkennen, ob die Einkommensgrenze überschritten wird. Dann sollten Sie dringend handeln. Zum Beispiel sind die Kunden zu informieren, dass ab Januar Rechnungen mit Umsatzsteuer gestellt werden, Verträge sind anzupassen, die Buchhaltung ist umzustellen, die Rechnungssoftware ebenfalls (alternativ die selbst erstellten Rechnungsvordrucke) usw.

*) Der Betrag beinhaltet die (fiktive) Umsatzsteuer. Bei Einnahmen, die mit 19 % Umsatzsteuer belegt werden, beträgt der eigentliche (Netto-)Grenzwert 14.705 EUR. --> § 19 UStG

25.02.2014: Elektronische Rechnungen ...

 

… werden vom Finanzamt als einfacher Ausdruck nicht als Originalbeleg anerkannt! Das betrifft z. B. per E-Mail übermittelte Rechnungen für im Internet bestellte Artikel oder insbesondere auch Telefon- oder Handyrechnungen, zu deren Abruf man sich beim Anbieter einloggen muss. Kann das Original (in dem Fall die übermittelte oder abgerufene Datei) nicht vorgewiesen werden, wird bei einer Betriebsprüfung der Vorsteuerabzug versagt.

Um dies zu umgehen, gibt es zwei Möglichkeiten: Sie lassen sich entweder stets das Original als Papierausdruck per Post zusenden oder Sie laden sich die Rechnungsdateien auf Ihren PC und archivieren sie wenigstens einmal jährlich auf einer CD-ROM. Achtung: Archivierungen auf USB-Stick oder CD-RW werden nicht anerkannt. Die Rechnungen dürfen weder verändert noch vom Datenträger gelöscht werden können.

Da viele Rechnungen nicht länger als sechs Monate zum Abruf bereitgehalten werden, sollten Sie diese regelmäßig auf Ihren PC laden. Für ältere Rechnungen, die Sie nicht mehr einsehen können, lassen Sie sich – auch auf die Gefahr hin, dass es Geld kostet – besser eine Kopie per Post schicken.

http://www.haufe.de/finance/buchfuehrung-kontierung/elektronische-rechnungen/aufbewahrungspflichten-bei-elektronischen-rechnungen_186_154276.html

06.02.2014: Was haben Sie gekauft?

Sie sind Unternehmer und wissen genau, was Sie für Ihre Firma gekauft haben? Toll, dann lassen Sie Ihr Buchführungs- oder Steuerbüro an diesem Wissen teilhaben! Nicht selten landen Belege auf meinem Tisch, auf denen zum Beispiel folgendes zu lesen ist:

ANS. 5035302 3AH C HYCE oder
XAV. 110555 ESL 7W MINI

Jetzt gibt es vier Möglichkeiten:

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Ihr Buchführungsbüro ruft Sie an und fragt nach. Unter Umständen wissen Sie noch, was Sie am Tag X erworben haben. Vielleicht aber auch nicht ... Das kostet Zeit und Ihr Geld.

 

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Ihr Buchführungsbüro recherchiert im Internet anhand der spärlichen Angaben. Bei mir führt dies zu 98 Prozent zu einem Ergebnis. Kostet aber wiederum Zeit und Ihr Geld.

 

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Das Buchführungsbüro ignoriert den Beleg mangels korrekter Angaben und bucht eine Privatentnahme. Das kostet ebenfalls Ihr Geld.

 

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Die letzte Variante ist die beste. Sie fügen eine Notiz bei und bezeichnen die Artikel korrekt. Das spart Zeit und Geld - zur Freude aller Beteiligten.

Im Übrigen gibt es die o. g. Artikel wirklich. Beim ersten handelt es sich um Akkus, beim zweiten um Energiesparlampen. Hätten Sie es gewusst?

30.01.2014: Thermobelege

 

Jeder kennt Thermobelege - sei es von Tankstellen oder aus dem Supermarkt. Dass diese Belege nach einiger Zeit verblassen, ist kein Geheimnis. Auch nicht, dass die derzeitige Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen für Unternehmer zehn Jahre beträgt. So lange halten Thermoquittungen oder -rechnungen aber nicht. Was ist also zu tun? Sie können die Belege entweder kopieren oder elektronisch archivieren (scannen). Wichtig ist nur, dass sie im Fall einer Betriebsprüfung lesbar vorliegen.

 

Achten Sie bitte ebenfalls darauf, die Thermobelege niemals aufzukleben. An den Klebestellen verblasst die Schrift innerhalb kürzester Zeit, die Daten sind dann nicht mehr lesbar. Heften Sie zumindest die kleineren Belege mittels Heftmaschine auf ein Blatt Papier (in der Regel passen zwei oder mehr auf eine A4-Seite).

 

Markieren Sie bitte auch nie Beträge oder Artikelbezeichnungen mit Textmarker. Durch die Farbe wird der markierte Bereich ebenfalls unleserlich.

 

Lassen Sie Thermobelege auch nicht offen im Auto liegen. Sie sind lichtempfindlich und werden schon nach wenigen Tagen unleserlich.

 

Fazit: Unleserliche Belege geraten zu Ihrem Nachteil, da Sie in der Pflicht sind, für deren Lesbarkeit Sorge zu tragen. Denn leider gibt es keine Vorschriften, auf was für einem Papier Quittungen oder Rechnungen zu erstellen sind.

 

18.01.2014: Das Fahrtenbuch

 

Das Thema "Fahrtenbuch" wirft immer wieder Fragen auf. Eins ist sicher: Die Fahrtenbuchführung ist der beste Weg, Steuern zu sparen. Lesen Sie hier, wie ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß zu führen ist, um vom Finanzamt akzeptiert zu werden: http://www.lexware.de/buchhaltung-und-steuern/steuertipp-firmenwagen-fahrtenbuch-oder-1-prozent-regel.

Annett Onasch

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